Come archiviare documenti cartacei: tutto quello che devi sapere per iniziare subito

In un ufficio, non c’è nulla di più importante di conservare i documenti nel migliore dei modi. Abbiamo bisogno di poter reperire il materiale, di tenere i documenti al sicuro e di poterli visionari quando lo desideriamo. Certo, esistono obblighi di legge specifici per alcune carte, che indicano per esempio la durata della conservazione. Ma, nell’epoca della tecnologia, ci chiediamo: come archiviare documenti cartacei senza occupare troppo spazio in un ufficio?

Tornando indietro nel tempo, possiamo di certo immaginare una stanza stipata di cassetti e documenti, spesso tenuti alla rinfusa. O, ancora, a volte è capitato di perderli e di non trovarli più. Per questo motivo sono state pensate delle comodissime soluzioni, dall’archivio tenuto in una struttura esterna all’azienda fino alla digitalizzazione dello stesso. A tal proposito, scopri come archiviare i documenti cartacei su sgaservice.com.

Come archiviare documenti cartacei: le soluzioni a disposizione

A conti fatti, a volte la conservazione di documenti che magari hanno “terminato” il loro ciclo occupa dello spazio improduttivo. Naturalmente, magari dobbiamo tenerli per altri motivi, giusto per non perderli. Ma come possiamo fare per occupare lo spazio, che è una risorsa, in modo più interessante e utile?

Una delle proposte migliori è quella avanzata da Sga Service, che ti dà la possibilità di raccogliere, indicizzare, riorganizzare e gestire l’archivio per te. Un enorme passo in avanti verso la soluzione del problema: in effetti, possono offrirti una struttura in cui conservare fino a 2.000.000 raccoglitori. Un numero di certo enorme, per uno stoccaggio non da poco e che possiamo sfruttare a nostro vantaggio.

Realizza il tuo archivio cartaceo: mai più disordine

Naturalmente, c’è da dire che eviterai anche il disordine in ufficio, destinando lo spazio ad altro, ma non solo. Il sistema gestionale proposto da Sga Service è molto attento, e sotto vari punti di vista: anche nel momento in cui hai bisogno di visionare un documento, potrai farlo, grazie al servizio di consegna rapida.

Come funziona il deposito e archiviazione documenti cartacei? Potrai ovviamente fare un sopralluogo nella struttura, utile soprattutto per improntare il tipo di servizio di cui hai bisogno. Considera anche che per ogni faldone occuperai dello spazio: quanti sono i documenti che hai bisogno di archiviare?

Si passerà poi alla fase di inscatolamento, trasporto e divisione: la conservazione cartacea sarà attenta sotto ogni aspetto, soprattutto per quanto concerne l’organizzazione. La documentazione deve avvenire seguendo un protocollo ben preciso, così da favorire anche lo smaltimento in futuro, un punto da non sottovalutare in alcun modo.

Come conservare i documenti in modo digitale?

C’è di più: oltre alla possibilità di conservare i documenti cartacei, è possibile anche digitalizzarli. Una soluzione che ancora una volta è proposta da Sga Service e che ti dà l’occasione di indicizzare il tuo archivio sulla base di criteri ben precisi: è versatile, consultabile e affidabile. L’utilità è quella di abbattere lo spreco di carta, fare una scelta ecologica e anche di sfruttare la cosiddetta digitalizzazione aziendale, di cui ormai si sente parlare in larga parte.

A chi rivolgersi: un servizio sicuro e professionale

Sga Service è un’azienda che ha scelto di puntare sul futuro dell’archiviazione documentale. Un’attività che ha investito enormemente in questo settore, proponendo soluzioni e schemi molto interessanti, con dei valori ben precisi: attualmente, sono leader per il document management.

Pongono il cliente al centro del loro business, offrendo qualità imprescindibili come la sicurezza, la dedizione al lavoro, l’innovazione tecnologica. In particolare quest’ultima è possibile da osservare nella scelta di investimento degli archivi digitali, un trend in piena crescita che ben si adattano all’epoca tecnologica che stiamo vivendo, con la trasformazione digitale ormai in atto per molte aziende.